Vad är variansanalys i ekonomistyrning?
Variansanalys, ofta kallad avvikelseanalys, jämför ett referensvärde med ett faktiskt eller nytt utfall. Referensen kan vara budget, forecast, föregående år eller en tidigare period.
Begreppet ska inte blandas ihop med statistisk variansanalys, ANOVA. I controlling och ekonomistyrning är frågan normalt varför omsättning, kostnad, marginal eller resultat förändrades och vilka drivare som ligger bakom.
1. Välj rätt jämförelse och nivå
Bestäm vilken fråga analysen ska svara på. Budget mot utfall används för uppföljning av plan. Forecast mot utfall visar prognosprecision. Föregående år mot innevarande år visar affärsutveckling men påverkas ofta av kalender, förvärv och sortimentsförändringar.
Välj också analysnivå. En totalsiffra för bolaget kan dölja att priset förbättrats i en region samtidigt som volymen fallit i en annan. Börja med helheten och borra sedan i de dimensioner som faktiskt kan förklara avvikelsen.
- Period och antal försäljningsdagar.
- Valuta och växelkurser.
- Produkt-, kund- och kanalomfattning.
- Definition av nettoomsättning, kostnad och bruttovinst.
2. Säkerställ att data går att jämföra
En tekniskt korrekt brygga kan fortfarande vara missvisande om data inte är jämförbar. Kontrollera dubbletter, returer, krediteringar, nya och utgångna produkter samt om kvantiteter använder samma enhet.
För en pris-, volym- och mixanalys behövs normalt produkt eller annan analysdimension, kvantitet och omsättning för båda perioderna. För en bruttovinstbrygga behövs dessutom jämförbar kostnad.
- Samma nyckel identifierar samma produkt eller kund i båda perioderna.
- Kvartal jämförs med kvartal och månad med månad.
- Intäkter och kostnader har konsekvent tecken och valuta.
- Nya, förlorade och returnerade artiklar hanteras som egna portföljförändringar.
3. Börja med den totala avvikelsen
Räkna först förändringen utan att förklara den. Om omsättningen var 100 i referensperioden och 112 i utfallsperioden är total avvikelse +12. Samma logik gäller kostnad, bruttovinst eller annat valt resultatmått.
Denna totalsiffra blir kontrollen för hela bryggan. Summan av alla förklarande effekter ska vara exakt lika med total förändring, med endast accepterad avrundningsskillnad.
4. Dela upp förändringen i pris, volym och mix
Priseffekten visar värdet av att enhetspriset förändrats på den volym som faktiskt såldes. Volymeffekten visar värdet av förändrad total kvantitet vid ett referenspris. Mixeffekten fångar att fördelningen mellan produkter, kunder eller kanaler har ändrats.
Det finns flera vedertagna metoder, och de kan fördela interaktionseffekter olika. Därför måste metod, teckenkonvention och referensperiod anges. Det viktiga är att den valda metoden används konsekvent och att bryggan stämmer av.
- Pris: sålda enheter × förändring i pris per enhet.
- Volym: förändring i total mängd × referensens genomsnittliga ekonomiska värde.
- Mix: värdet av att volymfördelningen har flyttats mellan delar med olika pris eller marginal.
- Portfölj: nya, förlorade, returnerade eller krediterade produkter separeras när det ger bättre förståelse.
5. Lägg till kostnads- och valutaeffekter när frågan kräver det
En omsättningsanalys kan avslutas efter pris, volym, mix och portfölj. För bruttovinst behöver du också förklara förändringar i enhetskostnad. Ett förbättrat försäljningspris kan annars dölja att inköps- eller produktionskostnaden har ökat ännu mer.
För verksamhet i flera valutor bör valutaeffekten separeras från den kommersiella utvecklingen. Använd en dokumenterad konstantkursprincip så att organisationen kan skilja faktisk prisförändring från omräkningseffekt.
6. Bygg en avstämd brygga
Presentera startvärde, varje effekt och slutvärde i en brygga eller waterfall. Lägg till en avstämningskontroll som visar skillnaden mellan beräknat slutvärde och det faktiska slutvärdet.
Om bryggan inte stämmer ska analysen inte användas för beslut. Vanliga orsaker är saknade produkter, felaktiga tecken, olika aggregeringsnivåer eller att en interaktionseffekt har räknats dubbelt.
7. Gå från siffra till affärsförklaring och åtgärd
En variansanalys blir värdefull först när den kopplas till orsaker. En negativ volymeffekt kan bero på efterfrågan, lagerbrist, kundtapp, kapacitet eller ett medvetet lönsamhetsval. Siffran visar var du ska fråga, inte hela svaret.
Avsluta därför varje materiell avvikelse med orsak, ansvarig, föreslagen åtgärd och förväntad tidpunkt. Markera vad som är verifierat och vad som fortfarande är en hypotes.
- Vad hände och hur stort var det?
- Vilken underliggande affärsdrivare orsakade effekten?
- Är effekten tillfällig, strukturell eller ett dataproblem?
- Vilken åtgärd ska tas, av vem och när?
Vanliga misstag i variansanalys
Metoden måste vara enklare att granska än den avvikelse den ska förklara. Undvik särskilt följande problem.
- Att jämföra perioder med olika omfattning eller definitioner.
- Att kalla hela förändringen volym när produktmixen samtidigt ändrats.
- Att blanda valutaomräkning med faktisk prissättning.
- Att låta nya eller förlorade produkter försvinna i en restpost.
- Att presentera effekter som inte stämmer av mot slutvärdet.
- Att visa en korrekt tabell utan att koppla den till orsak och handling.